日立解決方案有限公司於2025年11月20日宣布，將在其文件管理系統「Katsubun Contents Lifecycle Manager」中引入生成式人工智慧技術。該公司將於11月21日開始提供“生成式人工智慧協作屬性提取選項”，該選項可以自動提取每個文件（例如表格和手冊）的管理資訊。
啟用此選項後，產生的AI會自動從待註冊文件的內容中提取與管理項目對應的信息，例如交易日期和零件編號。待擷取的資訊可根據文件類型和文件管理規則進行定義。這省去了傳統AI-OCR所需的預先準備工作，例如設定提取位置和進行參數調整，負責人只需檢查提取資訊的準確性即可完成註冊流程。
日立解決方案公司以「透過人工智慧實現數位轉型，邁向永續發展」的理念為基礎，利用人工智慧推動基於數位轉型的變革，為創造價值和實現永續發展的社會做出貢獻。
從： 
生成式人工智慧大幅減少了文件管理中的人工工作，並促進了企業知識產權的利用 | 日立解決方案有限公司
【社論】
日立解決方案公司新發布的「Katsubun Contents Lifecycle Manager」及其生成式AI屬性擷取功能，可望徹底改變日本企業的文件管理理念。傳統的AI-OCR技術從圖像中提取文本，需要針對每個模板和提取位置進行繁瑣的設定和調整。這些操作給操作員帶來了沉重的負擔，即使格式發生細微變化也需要重新配置，從而限制了管理效率。
另一方面，生成式人工智慧能夠「理解」文件的全部內容，並自動識別每個文件中包含的各種信息，例如交易日期、零件編號、報告內容和原因分析。此外，由於待提取的資訊可以根據各公司的文件類型和管理規則靈活定義，因此可以順利地整合到現有的作業流程中。這種演進的意義在於，它超越了簡單的屬性資訊提取，甚至可以自動實現“增值創造”，例如對內部知識進行評估、分析和整理。
日本長期以來面臨著因出生率下降和人口老化導致的勞動力短缺以及技能傳承困難等挑戰。人工輸入的繁瑣和錯誤率高、搜尋功能有限以及人為操作等問題，是導致知識和案例分析難以有效利用的主要原因。將生成式人工智慧與文件管理平台相結合，能夠將企業海量資產從“儲存”轉變為“利用”，並有望為專家和資深人士的知識傳承奠定基礎。
此公告的另一個亮點在於，結合勝分企業搜尋平台，將實現基於 RAG（搜尋增強與生成）的對話式 AI 搜尋。這意味著，能夠從公司各處分散的文件中即時提取出解答用戶問題的訊息，AI 甚至還能提供解釋說明。這將顯著提升資訊「搜尋」的效率，並加快資訊「獲取」過程。
然而，這項技術也面臨挑戰。人們擔憂人工智慧產生的資料擷取準確性和偏差，以及自動記錄錯誤決策的風險，因此最終的人工審核仍然至關重要。尤其是涉及高度機密的商業文件和需要遵守法律規定的管理事項時，必須同步推動人工智慧的引入和加強治理。
未來，這一趨勢可能會擴展到其他產業，「知識自動化組織」和「知識民主化」或許能為組織創造更多價值。這項技術發布很可能正是這一趨勢的開端。
[術語]
AI-OCR
基於人工智慧的光學字元辨識系統，可從圖像和PDF檔案中提取文字數據
RAG（檢索增強生成）
該系統利用人工智慧搜尋和檢索現有文件和外部數據，產生新的句子和答案。
[參考連結]
日立解決方案官方網站（外部連結）
這是日立解決方案公司官方網站，列出了公司的業務活動和技術解決方案，並介紹了大量的案例研究和產品資訊。
Katsubun 內容生命週期管理器產品網站（外部）
詳細解釋人工智慧整合和業務效率提升功能，包括管理、儲存和利用方面的詳細資訊和範例。
[參考文章]
2025年文件管理系統發展趨勢：人工智慧在文件管理的應用（外部連結）
2025年人工智慧在文件管理領域的應用趨勢、業務自動化前沿案例及實施案例
2025年人工智慧驅動文件管理的未來（外部連結）
生成式人工智慧能夠有效率地提取文件資訊並改善業務流程，其在海外公司的應用案例不勝枚舉。
RAG 如何改變文件管理和人工智慧領域的格局？ （外部連結）
探討搜尋增強與生成 (RAG) 技術對知識資產利用和人工智慧自動化影響的最新趨勢
[編者註]
許多人可能難以想像新科技會為他們的工作場所帶來哪些改變。例如，你是否曾經覺得在日常工作中，對文件進行分類和提取資訊佔用了太多時間？
如果生成式人工智慧能夠簡化這類人工任務，使人們能夠專注於更重要的決策和互動，那麼它很可能會拓展我們工作的可能性。如果您有任何關於人工智慧在您所在工作場所應用並提升生產力的案例，請與我們分享。您的經驗和問題將有助於我們撰寫未來的文章。
